專欄 - 新進人員輔導制度




1. 引言

在聯嘉光電,我們誠摯歡迎每一位新進員工,提供多元豐沛的教育訓練及資源!我們在新進員工到職的第一天進行報到流程及職場環境介紹、部門介紹、主管介紹、同仁介紹,新夥伴會得到全套的公司物品,包含員工證、員工守則、公司行事曆、電話分機號碼、文具用品等等,還會收到團隊其他成員親筆書寫的歡迎卡片,讓新夥伴感受到團隊的歡迎與重視,幫助新夥伴消除對新環境的緊張感、陌生感,使他們能更快速融入組織環境,提高適應率。


2.【公司新人職前訓】之推行

在聯嘉光電,我們誠摯歡迎每一位新進員工,提供多元豐沛的教育訓練及資源!我們在新進員工到職的第一天進行報到流程及職場環境介紹、部門介紹、主管介紹、同仁介紹,新夥伴會得到全套的公司物品,包含員工證、員工守則、公司行事曆、電話分機號碼、文具用品等等,還會收到團隊其他成員親筆書寫的歡迎卡片,讓新夥伴感受到團隊的歡迎與重視,幫助新夥伴消除對新環境的緊張感、陌生感,使他們能更快速融入組織環境,提高適應率。


2-1.通識基本訓練:


其目的為使新進員工充分了解公司沿革、企業文化、企業永續發展法規宣導、組織概要、部門職掌、企業營業秘密保護與管理、員工福利、公司產品、規章制度、內控制度、品質系統、法令遵循、風險管理等,以幫助新進員工對公司整體營運概況、系統標準、制度規範要求、組織環境暨作業軟硬體...等(包括但不限於),均能有完整的認知與了解,以期增加組織認同與向心力,進而使新進員工更積極地對公司有強烈歸屬感及責任感。


2-2.組織團隊訓練:


待通識基本訓練結束後,接著為新進員工安排與主管一對一的互動交流及學習訪談,其目的為使新進員工充分了解所屬工作單位、了解自身工作、個人工作目標、團隊共識及主管期待,以縮短新人進入組織適應的時間及自我摸索學習週期,幫助新進員工盡快融入環境、步上正常的工作軌道,進而節省自身與公司的時間和人力成本及提升員工留存率。


3.訓練驗收

訓練驗收是從訓練執行過程中到訓練結束後,依據一定的標準,針對訓練內容、學員反應、學習情形來加以評量,因此我們在訓練驗收制訂三個評估項目,分別如下:
3-1.課後意見調查表:
係為了解學員對課程整體滿意度之情形,進而提供更符合學員需求的課程內容,提高教育訓練品質。
3-2.課後學習測驗:
為加強學員對課程自我了解程度及學習效果,課程結束後會進行課後測驗,讓學員更加深學習記憶,提升複習效率,我們以90分為及格分數,不及格會進行重訓重考至合格為止。
3-3.公司新人學習日誌:
為幫助學員反思寫作提高學習效果,並讓主管掌握學員的學習進度以及心聲與建議,以期即時回饋並解決學員的需求與困境,進而讓學員從而自我突破及調整自我狀態。
以上三項評估項目之目的不僅在評估訓練成效,更重要的機制係在於回饋,以作為未來訓練改善方向參考資料來源之一,進而有效達成訓練目的並落實其價值。


4.結語

員工是企業最重要的資產,良好的教育訓練是培養企業人才競爭力之關鍵,因此持續優化訓練管理系統並精準落實,就是公司對同仁最大的投資與幫助,也進而促進整體進步,為企業創造價值和帶來更具體的績效。


部門新人輔導制度
1. 引言:

很多人資會誤解招募工作的完成處,認為只要招募的人才前來報到後,就算完成自己的招募工作了。事實上人力資源可以做的不只如此,優秀的人力資源工作者會和新員工的隸屬部門緊密合作,在新人剛進入公司的一開始除公司新人職前訓練外,應按其職務職位需求給予有系統的【部門新人輔導制度】,藉以協助新人快速融入團體,盡快發揮他的最佳戰力,並能獨當一面完成各項相關業務;因此完成招募工作的終點,其實不是在新人報到的那一天,而是確保新人能夠完整發揮他的戰力、勝任自己的工作職位,才算完成一個招募。


2. 部門新人輔導制度特色及概念:

(1)制度特色:
部門新人訓導師輔導制是運用師徒學習之構想,將新進人員工作上的實務透過 「傳」、「承」、「帶」之學習方式,使新進人員能減少自我摸索的不確定感和縮短學習週期,進而降低新人作業疏失風險、提升工作效率、協助提升留任率及促使在職先進和新進人員間之相互交流和分享,進而促進團隊的人際融合並引領學習型組織之形成;此外對新人輔導培育有成的新人導師也會給予【經濟性實質獎勵】,藉以感謝並可做為新人導師對培育新進人員的激勵因子。
(2)制度概念:
新人於【公司新人訓】結束通過,於下放至原編部門後所對新人所施予的工作適應面、環境面、態度面、標準作業流程面、系統作業面..等(包括但不限於),係屬【職份內專業訓練】且須逐一考核其知識、態度、技能均能合格通過,此一連續性管理系統,即為本公司【部門新人輔導制度】的概念。


3. 推動方式

(新進人員招聘前會依職務需求為導向,遴選適當之「新人輔導導師」,並事前規劃「部門新人學習計畫」,其目的在於確保部門新進人員,所接受的訓練內容均能符合職務上的工作需求。新人報到第一周內接受公司新人職前訓練,通過驗收考核後始正式下放原編部門由「新人輔導導師」接手,並按事前規劃的「部門新人學習計畫」,逐一施訓。

新人受訓期間會依據課程屬性給予不同的學科、術科亦或學術科並重之驗收,以瞭解學員的訓練成果。本公司對訓練成果特別注重雙軌式(Two way),而非僅是如一般外界的單向式(One way)驗收模式,因此新人導師除追蹤學習驗收外,而且須對驗收成果給予評語(評價)回饋,藉以讓新人和新人導師間產生雙向的交流,若有不足之處也可立即改善,以使每位新人對各項學習內容都能達到最佳化狀態。

部門新人訓練除學習成果的【驗收管理】,本公司也特別注重訓練期間的【過程管理】,本公司對新人除訓練專業技能外,更注重新人的工作態度、環境適應、組織認同、文化融合….等多維化之要求、觀察、協助;因此受訓期間新人須就每周所習得的專業技能、組織環境、工作團隊、個人需求或請求協助事項….等提出【週報】,讓新人導師和各級相關主管知悉,以便即時「回饋需求」、「適當指導」或「缺失矯正」。新進人員接受輔導期間內,新人導師需定期繳交【導師輔導意見回饋報告】及【部門新人工作適性評估報告】用以評估新人整體狀態和表現。

本公司新人輔導期間內之各項評估報告、學習成果、態度表現、團隊合作、技能學習…等,均會轉列入【新進人員試用考核】之一部分資料來源,以作為人員轉正、加薪、轉崗、辭退、人員開發等提供客觀合理依據,新人輔導有成本公司為感謝和激勵新人導師,特實施【部門新人訓導師輔導獎勵實施要點】,單就2021年新人導師獎勵即已核發15人(共累季17人次,其因為部分導師有輔導多名新人,故有重複領取)

新進員工試用期考核的意義不在於淘汰,而在於檢驗和反饋,留下適合企業的員工,並提供條件能讓其快速融入企業、勝任崗位,為企業創造價值及帶來更具體的績效。


部門新人輔導制度實施效益:
年度 2021年
新進人員考核通過率 99%